租赁会计软件

ASC 842、CAS21和IFRS 16会计准则要求在资产负债表上确认经营租赁，以使用权资产和相应的租赁负债的形式呈现。租赁合同包含许多细微差别、条件和特殊情况，租赁交易在全年可能产生数百种排列组合和计算，这意味着您需要为任何修改和后续重新计量维护审计跟踪。电子表格并非设计用于处理影响会计计算的动态性和复杂性，这意味着它们容易出错并使您面临风险。租赁会计软件可以自动化会计分录、每个租赁的审计跟踪和融资或经营租赁的分类，并集中管理租赁组合的流程和生命周期，有效管理和最小化财务和运营风险。

租赁会计软件是一种专门的解决方案，旨在帮助公司管理其租赁、实施内部控制，并在遵守国际财务报告准则（IFRS）、财务会计准则委员会（FASB）和政府会计准则委员会（GASB）制定的租赁财务报告要求的同时简化会计工作。该软件通常自动化记录租赁相关交易的过程，计算和确认租赁费用和收入，并生成财务报告和披露。它可用于管理所有类型的租赁，包括房地产、设备和其他资产。租赁会计软件帮助公司减少错误、提高效率并确保符合会计准则。它还提供了对租赁组合更大的可见性，使租赁活动的决策更加明智。对于公共部门，租赁会计软件还为基于订阅的IT协议提供会计和报告工具，以支持符合GASB 96的要求。GASB的这项新指南基于GASB 87的租赁指南，确保软件协议被确认为使用权资产和相应的负债。

租赁控制措施分为四个主要类别：过渡相关控制、财务报告控制、活动相关控制和IT通用控制。内部控制应在两个阶段建立：过渡期间和实施后。过渡相关控制是在实施新租赁会计准则时关注过渡期的短期控制，但它们在过渡期后仍具有持续相关性，如果实施不当或政策发生变化，可能需要重新审视。这些控制旨在最小化与以下方面相关的风险：• 识别所有租赁和租赁义务• 报告和会计分录脚本的准确性• 租赁准则采用记录的准确性和完整性• 会计结论的准确性和完整性财务报告控制应涵盖：• 与ASC 842相关的GAAP/披露清单的补充• 为符合ASC 842而对插入内容/脚注披露的更改• 数据密集型要素的重新计算/审查，包括加权平均计算和可变租赁付款• 租赁披露与相关系统报告的对账活动相关控制应涵盖：• 数据和文档的标准化• 嵌入式租赁的识别• 经营性与融资性租赁的分类• 及时识别租赁修改• 新租赁和租赁变更的审查/批准• 租赁资产和负债的计算/记录• 资产保护IT通用控制应涵盖：• 源数据和系统接口的完整性和准确性• 通过工作流管理对租赁信息变更的审查/批准• 职责分离• 对新租赁系统的ITGC变更管理、逻辑访问和运营控制• 审计跟踪的实施租赁控制在每个组织中都会有所不同，这取决于应用于控制环境的人员、流程和技术，您应该与您的会计顾问合作，实施政策和程序以确保顺利审计。要了解更多关于新租赁会计准则下的控制措施，请阅读我们的博客：掌握租赁会计内部控制：揭示合规性的关键类别

租赁控制在每个组织中都会有所不同，但软件可以帮助自动化或实现预防性和检测性租赁会计控制。数据和文档的标准化可以帮助维持长期一致的记录保存，并在搜索差异来源时更容易查看过去的记录。缺乏标准化可能导致在搜索差异时忽略或误解某些项目。需要关注的功能：• 强大的租赁管理为团队创建单一的真实来源，并强制组织以相同的格式输入合同和提取条款，并以一致的方式进行计算• 自动映射到您在实施过程中决定的系统设置和配置的导入模板，标准化数据并简化数据输入• 预构建的、经过第三方测试的报告和计算确保一致性和准确性职责分离定义了交易中的角色 - 谁可以发起交易、谁可以审查交易、谁可以批准交易、谁可以报告交易，从而降低欺诈和错误的风险。理想情况下，任何一个人都不应该对交易生命周期的每个步骤拥有唯一的控制权。职责分离将簿记、存款、报告和审计的责任分开。• 定义的用户配置文件允许管理员定义每个用户可以访问哪些合同以及他们可以采取什么行动。您应该能够根据对您的组织有意义的筛选条件（地区、部门、组织结构等）将访问权限限制到租赁级别授权和审批是需要强制执行的组合功能。授权是授予员工执行任务的权力，而审批是确保活动符合组织规则和程序的行为。授权交易的人应该与批准交易的人不同。任何租赁会计系统都应该允许管理员为交易的每个阶段指定角色和审批人，同时维护详细的审计跟踪。系统访问控制通过密码、锁定和电子访问日志来控制对会计系统不同部分的访问，可以阻止未经授权的用户进入系统。它还提供了一种审计系统使用情况的方法，以识别错误或差异的来源。强大的访问跟踪也可以作为防止欺诈访问的首要威慑。寻找任何供应商的SSAE认证，以及定义的用户配置文件、单点登录和双因素认证等功能。审计跟踪是一个顺序记录，详细记录了与特定交易或分类账历史相关的历史和事件。它提供了一个逐步的记录，可以将会计、交易细节或其他财务数据追溯到其来源。任何租赁会计系统都应该为每个租赁提供审计跟踪，以及以下类型的报告：• 变更日志报告 – 提供一个或多个租赁记录组件字段变更的审计跟踪，跟踪哪个用户进行了每个变更以及何时进行的变更，以及每个字段的旧值和新值。• 披露报告 – 应包括到期分析，以了解证明披露中数字的详细交易，从而加快审计速度。要深入了解租赁会计合规性的内部控制，请查看我们的博客：掌握租赁会计合规性：七大控制活动及技术如何帮助

租赁会计准则增加了资产和负债报告的复杂性。这些准则增加了房地产和设备租赁要求，并改变了租赁的分类方式，这反过来又影响了租赁在资产负债表上的计算方式以及在审计期间的反映方式。如果没有租赁会计解决方案来帮助进行租赁跟踪、报告和管理，您的企业可能会面临多项风险，包括：• 资产核算方式的不一致性• 计算或从一个来源迁移数据到另一个来源时的人为错误• 租赁记录分散而不是集中的数据存储库• 缺乏对租赁条款、变更和重要日期的可见性• 缺失细节，如作为较大合同一部分的嵌入式租赁• 缺乏结构化的变更管理流程• 公共区域维护（CAM）和其他成本的复杂计算错误• 没有记录租赁进行了哪些变更、何时变更以及由谁变更• 增加审计失败的可能性最好的租赁会计软件能解决所有这些风险，甚至更多。它建立了一个安全的系统来捕获所有必要的数据，跟踪变更，并根据您的会计政策和程序以及ASC、GASB或IFRS要求报告租赁成本。在我们的博客中获取更多详细信息：没有软件，租赁会计审计风险会倍增。

采用租赁会计软件解决方案有很多原因，但三个最基本的好处结合起来可以帮助您的企业成长，并保护其免受风险。好处1：提高生产力和效率最好的租赁会计软件使用智能、直观的系统设计来消除手动流程，从而使任务能够快速完成。提高员工生产力是几乎每个组织的关键绩效指标，无论其规模或行业如何。如果您的租赁会计工具使用起来繁琐复杂，它将降低人们的工作效率并阻碍他们的工作。要测试租赁会计软件解决方案的节省时间价值，请考虑以下几点：• 系统是否允许您一次输入数据并在整个系统中使用（而不是在多个地方输入相同的内容）？• 系统是否支持基于实体、国家、品牌或资产类别等对不同资产组进行批量更新？• 系统是否支持基于资产配置文件或基于用户组的可配置警报？• 系统是否接受在管理设置中更新主数据（如总账代码），而不是每次都要支付供应商变更请求的费用？这四个方面只是影响您在租赁会计软件中能够快速轻松完成所需工作的一些关键因素。好处2：通过租赁会计软件做出更好的租赁决策随着所有租赁都被纳入资产负债表，组织及其审计师都在更仔细地审视租赁决策。您正在考虑的租赁会计工具能否帮助您做出最具成本效益的选择？为此，您需要一个包含所有租赁数据的中央存储库。这就是为什么最有价值的企业租赁会计软件会汇总房地产、设备、车辆、土地和组织租赁的任何其他资产的数据。它还应该收集用于租赁日常管理的信息，而不仅仅是付款金额和日期。为了让数据为您的决策提供信息，您还需要强大且灵活的报告和商业智能工具。寻找能够汇总、深入了解细节并生成能够完全按照您需要的方式切分数据的临时报告的功能。好处3：减轻代价高昂的错误和风险租赁会计软件可以通过两种方式帮助降低风险。首先，不准确的财务报告可能导致您未能通过审计，这本身就是一个巨大的风险。通过租赁会计软件的集中数据和报告，这些风险可以得到缓解。其次，租赁管理软件（也称为租赁控制器软件）可以帮助降低管理不善的租赁组合带来的高财务风险。